vergadertips van Dwingelderheem

10 Vergadertips van Dwingelderheem

(Maak van je vergadering of overleg een effectieve dag.)

Vergaderen tijdverspilling?

Door veel medewerkers wordt vergaderen gezien als een grote tijdsverspilling. Zonde, want een goede vergadering is juist waardevol. Het is de manier waarop vergaderingen worden ingestoken die ervoor zorgt dat de meeste bijeenkomsten onproductief zijn en hun doel niet halen. Zo worden vergaderingen ingeschoten zonder een duidelijk doel. Collega’s houden van praten en wijden vaak te ver uit of halen onderwerpen aan die niet relevant zijn. Of medewerkers laten zich gemakkelijk afleiden door telefoontjes en e-mailtjes die niets met de vergadering van doen hebben. Daarbij komt ook nog eens de vergaderruimte die uiterst functioneel is ingericht.

Effectiever vergaderen – het kan wel

Er zijn tal van oplossingen te bedenken om een vergadering effectiever in te richten. Dit betreffen kleine maar ook grote aanpassingen. Een wat grotere, maar zeker effectieve aanpassing is het kiezen van een nieuwe vergaderomgeving. Kies niet voor de standaard ruimte op kantoor, maar plan een vergadering in een natuurlijke en duurzame omgeving. Vergaderen in de natuur levert verschillende voordelen op waarmee die vergadering opeens wel nuttig blijkt te zijn.

Door onderstaande simpele vergadertechnieken toe te passen, levert al dat overleg je in ieder geval de juiste acties en energie op!

Ben je voorzitter? Herhaal niet de al besproken zaken voor de laatkomers, dan beloon je te laat komen, de anderen verliezen hun aandacht en je bent meer tijd kwijt. Over de ergernis van de anderen die wel op tijd zijn, hebben we het dan nog niet eens.

Ben jij die laatkomer? Schuif aan, zonder lawaai, uitleg of excuus.
Luister eerst en spreek pas als je de draad van de agenda of het onderwerp op hebt gepakt.
Vraag je collega’s pas na de vergadering wat je gemist hebt, of lees de actielijst.

2)Houd stoorzenders buiten

 Mobiele telefoons, klanten, collega’s, lawaai… Afleidingen zorgen voor concentratieverlies.

Zorg voor een rustige vergader-omgeving en werk er zelf aan mee door je mobiel uit te schakelen! Multi-tasken is een onmogelijkheid voor het brein en zorgt dat je niet voldoende aandacht hebt. Door je te focussen op het overleg maak je effectief gebruik van ieders tijd en aandacht.

3)Check-in 

De eerste 5-10 minuten van een vergadering ben je er meestal nog niet volledig bij. Een overgangsmoment voor het brein noemen we dit.

Met een check-in help je het brein, om je aandacht volledig te richten op deze vergadering/ overleg. Dat doe je door te verwoorden hoe je er op dit moment bijzit. Je wordt je bewust van je eigen ‘state of mind’ en die van de anderen.

Laat ieder kort benoemen (binnen 1 minuut) hoe hij/zij er op dit moment bij zit. Belangrijk: anderen luisteren en geven geen commentaar en stellen geen vragen.

Bijv.: ‘Ik kom net uit een lastig gesprek met een klant’ of ‘ik heb nog een deadline vanmiddag’, of ‘Ik kom net van huis op mijn vrije dag’

Het is niet de bedoeling om zaken op te lossen, uit te weiden of uit te puffen, dus maak er geen wedstrijd van hoe druk je het hebt en houd geen lange verhalen!

Even stilstaan hoe je er nu bij zit, (vol hoofd, moe, energie, baaldag, blij, rustig) en bewust worden van je eigen houding helpt bij het ‘ in het moment komen’. Het helpt iedere deelnemer de overgang te maken naar deze vergadering en draagt bij aan focus.
Commentaar, empathie en vragen voor je collega’s laat je op dit moment achterwege.
Die leiden af van de vergadering.
Direct na de ‘Check-in’ start de voorzitter met de agenda.

 4)Benoem eindtijd én afronding  

Voorzitter? Geef aan het begin van de vergadering aan, naar welke eindtijd je streeft, maar ook hoe laat je af wilt gaan ronden. Heb je een vergaderbreak geboekt, bespreek dan wat ieder te verwachten heeft.

In het geval van een rondvraag geef je aan hoe laat de rondvraag gaat starten. Laat iemand anders je helpen herinneren.

Dit helpt jou en anderen de tijd te monitoren. Benoem je alleen de eindtijd van de vergadering, dan heb je een dikke kans, dat je dan nog af moet ronden en loopt de vergadering altijd uit!

5)Agendapunten, zo werk je ze af

Alleen wanneer je samen onderstaande 5 onderdelen van een agendapunt hebt besproken, pas dán kun je een punt op de actielijst zetten. Wij zien te vaak dat in vergaderingen agendapunten niet volledig worden besproken, waardoor acties onduidelijk zijn. Dat is niet effectief, kost te veel tijd en is de reden waarom sommige actiepunten eindeloos lang open staan.

A)Wat… wat moet het resultaat zijn en wat heb je daarvoor nodig?

B)Waarom…de reden waarom je dit doet?

C)Wie…gaat het uitvoeren? Wie heb je er nog meer bij nodig?

D)Hoe…ga je het uitvoeren? Hoe ziet de eerstvolgende actie eruit?

E)Wanneer…ga je dit doen en wanneer moet het klaar zijn? Kijk in je agenda of dat ook echt kan op die dag!

Zo vul je snel een effectieve actielijst in met acties die rechtstreeks je agenda in kunnen!
Kun je één van deze vragen nog niet beantwoorden, dan zet je op de actielijst dat je dit eerst moet uitzoeken, voordat je het punt kunt afhandelen!

 

6) Onderbreek de vergadering voor een opfrismoment voor het brein. Dit kan een simpele wandeling in de buitenlucht zijn maar ook een vergaderbreak georganiseerd door een extern bedrijf.

 7) Voorkom een after-dinner(lunch)dip,

Veel mensen hebben er last en dit is vooral lastig tijdens belangrijke vergaderingen of trainingen. Je kent het wel; amper je ogen kunnen openhouden en erg energieloos zijn. We kennen het verschijnsel ook als after-dinner-dip.Tussen 14.00 en 16.00 uur daalt je lichaamstemperatuur, hier zorgt je eigen biologische klok voor. Door deze temperatuurdaling maakt je lichaam het hormoon melatonine aan. Dit hormoon zorgt er vervolgens voor dat je slaperig wordt. De siësta in veel landen is dus zo gek nog niet. Het verhaal over de melatonine heeft echter maar een beperkte rol in de after-dinner-dip. De belangrijkste reden is de energiedip.Maaltijden waarin veel koolhydraten of vetten zitten, of dranken met een hoog suikergehalte zorgen voor deze energiedip na het eten. Deze voedingsmiddelen zorgen ervoor dat de koolhydraten en suikers die je eet snel in de darmen worden verteerd waardoor er een piek ontstaat in de in de bloedsuikerspiegel. Eet dus op je vergaderdag volwaardige volkorenproducten en laat frisdranken met suiker en snoepgoed staan.

8) Vergader op een natuurlijke locatie

  1. U bent weg uit de dagelijkse kantoor omgeving, wat direct zorgt voor nieuwe energie bij medewerkers;
  2. Vergaderen in de natuur werkt zeer inspirerend. De andere omgeving zorgt voor een creatievere kijk op zaken;
  3. Uit onderzoek blijkt dat men beter met stress omgaat in een groene omgeving. Medewerkers voelt zich meer ontspannen en maken hierdoor betere keuzes;
  4. U hoeft niet bang te zijn voor storende factoren, zoals andere gesprekken in de gang of belangrijke mailtjes die niet over de vergadering gaan;
  5. Buiten de kantoor omgeving vergaderen geeft voldoende tijd om te vergaderen. De dag is volledig ingepland voor deze vergadering en collega’s hebben niet de mogelijkheid om andere afspraken in te plannen.

 

9) Urgentiebesef
Wanneer u investeert in vergaderen op locatie, wordt dit door de deelnemers als heel anders ervaren dan een ‘standaard vergadering op kantoor’. Er wordt dus direct een bepaald soort lading aan deze vergadering meegegeven. Mensen die uitgenodigd worden zullen zichzelf dus ook minder snel afmelden. Het urgentiebesef is dus vele malen groter.

 10) Breng de lach naar je vergadering

Humor is een serieuze zaak. Het is natuurlijk heel gemakkelijk om lacherig te doen over humor maar het is een belangrijke sfeermaker in gezelschappen, dus ook in vergaderingen. Een lach spoelt de spanning en de verveling weg.  Hoe werkt dat nu?

Allereerst is er natuurlijk weer onze hormonenhuishouding. Die hebben we nauwelijks onder controle en speelt wel een belangrijke rol in ons gevoelsleven. Het blijkt dat lachen helpt om geluk hormonen te produceren. En die zijn weer in staat om stresshormonen weg te jagen. Je lacht dus letterlijk de spanning weg.

Vergaderingen zitten vol rituelen en vaste patronen. Je hersenen vinden dat wel prettig. Die weten wat er komen gaat en verblijven zo veel mogelijk in een staat van verminderde activiteit. Als er iets onverwachts gebeurt, reageren je hersenen meteen. Bij gevaar giert de adrenaline door je lijf en sta je klaar om tot actie over te gaan. Bij humor komen dus de geluk hormonen vrij, zoals endorfine. Een lach kan je makkelijk opzoeken. Experimenteer er maar eens mee als je in een dipje zit of als je lijf vol spanning zit.

Naast biologische effecten op jou als individu, breekt humor het ijs in contacten met anderen. Met een kwinkslag kan je de onderlinge band versterken, enthousiasme wekken en spanningen wegnemen. Lachen met anderen werkt ook nog eens aanstekelijk. Humor is dus een krachtig interventiemiddel.

 

Leuk dat je de vergadertips van Dwingelderheem hebt gelezen. We hopen dat je er nuttige tips uit kunt halen en hopen dat je snel bij ons komt vergaderen. Mocht je nog vragen of opmerkingen hebben, dan vernemen wij deze graag.